-11.4 C
Lazdijai
2022 / 12 / 02

5 patarimai, kaip nenusilaužti kojos per atostogas perpildytoje darbinėje el. pašto dėžutėje

Ar jau skaitėte?

Skaitomiausi

Po vasaros atostogų grįžus į darbus, vienu didžiausių galvos skausmų tampa perpildyta el. pašto dėžutė. Dešimtys ar net šimtai neperskaitytų laiškų ir nerimas dėl galimybės tarp nereikšmingų reklamų bei pranešimų praleisti svarbaus atsakymo laukiančias žinutes pirmąsias darbo dienas gali paversti tikru pragaru. Tačiau ekspertų teigimu, įvesti tvarką „Microsoft Outlook“ el. pašto dėžutėje galima vos per keletą minučių – tam tereikia šiek tiek pasiplanuoti savo išvykimą ir pasinaudoti keletu joje integruotų funkcijų.

- Reklama -

„INSIDER“ atliktos apklausos duomenimis, net du trečdaliai JAV dirbančiųjų per atostogas bent kartą patikrina savo darbinį el. paštą, o penktadalis tai daro nuolatos. Tikėtina, jog tai skatina ne tik darboholiški įpročiai, bet ir nenoras pirmą pusdienį po atostogų ar net visą pirmą dieną skirti susikaupusių laiškų rūšiavimui ir filtravimui. Laimė, dalį su darbine pašto dėžute susijusios įtampos eliminuoti galima iš anksto paruošus apie atostogas pranešančią žinutę, nustačius laiškų skirstymą į aplankus ir pagal kategorijas, įvedus automatines taisykles bei panaudojant vėliavėles“, – pasakoja „Telia Global Services Lithuania“ IT paslaugų tiekimo specialistas Tomas Niparavičius

Kolegas, partnerius ir klientus įspėkite iš anksto

Labai dažna priežastis, kodėl į darbinį el. paštą per atostogas nenustoja plaukti dėžutę užkemšantys laiškai – elementarus siuntėjų nežinojimas, jog šiuo metu ilsitės, ir pasikartojantys bandymai priminti apie neatsakytą laišką. Šią problemą išspręsti galima kompiuteriams skirtoje „Outlook“ programėlėje nukeliavus į skiltį „Failas, paspaudus „Automatiniai atsakymai (išvykęs)“ ir susikūrus apie atostogas pranešančią žinutę.

„Šį pranešimą automatiškai gaus visi jūsų nustatytomis datomis laišką jums adresavę siuntėjai, kurie taip sužinos, jog skubius reikalus turės spręsti be jūsų pagalbos arba, nepavykus to padaryti, kreiptis pasibaigus atostogoms. Dėl to šioje žinutėje reikėtų nurodyti išvykimo priežastį, tikslų atostogų laiką ir jus pavaduojančio kolegos kontaktus. Automatinį pranešimą rekomenduojama rašyti kuo lakoniškiau ir vengti nerealistiškų pažadų, tokių kaip „Į jūsų laišką atsakysiu vos tik grįžęs į darbą“ ar „Mano kolega nedelsiant padės išspręsti skubius klausimus“, – pataria T. Niparavičius.

Pradėkite naudoti aplankus

Pasak pašnekovo, daugelis mūsų sunkiai galėtų įsivaizduoti darbą kompiuteriu, jei jame dokumentų nebūtų galima suskirstyti į aplankus ir kiekvieną kartą jų ieškoti tektų bendroje failų masėje. Deja, nepaisant to, jog panašias rūšiavimo galimybes siūlo ir „Outlook“ pašto dėžutė, jas išnaudoja tik retas vartotojas.

Spustelėjus dešinįjį pelės klavišą ant juodraščių ar kito dėžutės aplanko, galima susikurti naują aplanką ir jį priskirti tam tikriems laiškams. Pavyzdžiui, į atskirus aplankus galime išskirstyti tiekėjų ir pirkėjų laiškus ar tiesiog susikurti atskirų projektų bei laikotarpių aplankus. Taip el. pašto dėžutėje taps kur kas lengviau surasti konkrečius adresatus ir paskutinius jų siųstus laiškus.

„Nuspalvinkite“ savo el. pašto dėžutę kategorijomis

- Reklama -

Nors pradėjimas laiškus skirstyti į aplankus jūsų el. pašto dėžutėje akimirksniu gali įvesti tvarką, greitesniam reagavimui ir navigavimui tarp skirtingų žinučių reikšmingai gali pasitarnauti ir kategorijos. Užvedus pelę ant tam tikro laiško ir paspaudus dešinįjį klavišą, atsiranda galimybė jį priskirti tam tikra spalva pažymėtai kategorijai, kurios pavadinimą ar reikšmę galime nustatyti patys.

„Pavyzdžiui, mėlyna spalva galime pažymėti tuos laiškus, kurių siuntėjams reikia paskambinti telefonu, geltona spalva – susijusius su rinkodara, o violetine – reikalaujančius geresnio įsigilinimo ir gerai pasverto atsakymo. Tai dar vienas būdas greitai pagal temas ar veiksmus išfiltruoti gausybę po atostogų dėžutę užplūdusių laiškų bei neleisti jiems pasimesti bendrame sraute“, – aiškina ekspertas.

Automatizuokite savo pašto dėžutę

„Telia Global Services Lithuania“ IT paslaugų tiekimo specialistas pastebi, jog šiuolaikinės el. pašto dėžutės yra labai išmanios ir daug veiksmų gali atlikti automatiškai. Naujausios „Outlook“ versijos geba ne tik atpažinti brukalus, bet ir mokytis iš vartotojo el. pašto naudojimo įpročių bei laiškus pačios automatiškai suskirstyti į „Reikšmingiausius“ ir „Kitus“. Tačiau tai tik labai nedidelė dalis automatizacijos potencialo, kuris slypi po „Taisyklių“ funkcijos pavadinimu.

„Tvarkyti taisykles ir įspėjimus“ meniu rasime skiltyje „Failas“. Iššokusiame lange paspaudę „Nauja taisyklė“, galėsime dėžutę suprogramuoti taip, kad tam tikrą raktažodį temos laukelyje turintys ar iš tam tikro siuntėjo atkeliavę laiškai automatiškai būtų perkeliami į mūsų pasirinktą aplanką ar pažymimi vėliavėle. Pavyzdžiui, naudodami taisykles galite nustatyti, kad iš vadovo atkeliavę laiškai būtų automatiškai perkeliami į aplanką „Svarbūs“ ir taip nepasimestų tarp kitų laiškų, o iš tam tikros įmonės gauti laiškai automatiškai būtų persiunčiami kuriam nors jūsų kolegai“, – patirtimi dalinasi T. Niparavičius.

Vėliavėlės primins apie svarbius laiškus

Kategorijos, aplankai ir į juos automatiškai skirstyti laiškus galinčios taisyklė“ reikšmingai padeda laiškus sudėlioti į savotiškas skaitmenines lentynėles bei el. pašto dėžutėje praleisti kaip įmanoma mažiau darbingo laiko. Vis dėlto gavus itin svarbų laišką kartais prireikia ir papildomo priminimo.

„Užvedę pelę ant pasirinkto laiško ir spustelėję dešinįjį klavišą, atversime meniu, kuriame išvysime vėliavėlės simboliu pažymėtą mygtuką „Vykdyti“. Paspaudus ant jo, laiškas bus pažymėtas „Šiandien“, „Rytoj“ ar kita vėliavėle, kuri veikia kaip priminimas per pasirinktą laikotarpį sureaguoti į laišką. Tai laišką ne tik geltona spalva vizualiai išskirs iš kitų, bet ir leis priminimą į jį atsakyti įrašyti į „Outlook“ užduočių sąrašą ar net kalendorių“, – atskleidžia „Telia Global Services Lithuania“ atstovas.

Dominykas Maisiejus
„Telia Global Services Lithuania“ komunikacijos vadovas

spot_img
spot_img

Ką šiemet lietuviai planuoja padėti po Kalėdų egle?

Pasiruošimas didžiosioms metų šventėms jau prasidėjo: daugelis ieško įdomesnių dovanų idėjų bei patrauklesnių kainų pasiūlymų. Anot prekybos ir laisvalaikio centro „Panorama“ vadovės Birutės Kalanovaitės, pirkėjų srautai auga, o piką turėtų pasiekti likus porai savaičių...

Gudrūs būdai, kaip panaudoti jaunystės šaltinį – alaviją: gaminkite želė, virkite sriubas

Prieš pat prasidedant kalendorinei žiemai parduotuvių lentynas papildė tikrų tikriausias šaltojo sezono hitas – alavijų lapai. Jie stebina išskirtinėmis skonio ir naudos organizmui savybėmis. Vaida Budrienė, prekybos tinklo „Iki“ komunikacijos vadovė, sako, kad pernai...

Čia apsigyveno įspūdingi sniego žmonės

Ruošiantis Kalėdoms Vilniaus Paupio rajonas pasipuošė netradicinėmis šventinėmis dekoracijomis. Čia skirtingose vietose įsikūrė šeši kailiniuoti sniego žmonės – dalis jų gali pasigirti net 3,5 metro ūgiu. „Visada ieškome netradicinių ir originalių sprendimų Paupio gyventojams ir...

„Iki“ praneša darbo laiką per Kalėdas ir Naujuosius metus: viena parduotuvė veiks visą parą

Artėjant didžiosioms metų šventėms, prekybos tinklas „Iki“ skelbia, koks bus parduotuvių darbo laikas šventiniu laikotarpiu. Siekiant apsipirkti patogiai, pirkėjai kviečiami apsipirkimą parduotuvėse planuoti iš anksto arba pasinaudoti e. prekybos galimybėmis. Vaida Budrienė, prekybos tinklo...

Gydytoja apie grožio injekcijas prieš šventes

Trumpos naktys, greitai tiksintis laikas ir stresas palieka žymes veide. Vienos suteikia unikalumo, o kitas labai norėtųsi paslėpti. O gal – patempti, paputlinti, pakelti, pagyvinti žvilgsnį ir šypseną. Kai artėja svarbi šventė, hialurono ir...

Vyriškumo šaltinis – testosteronas: kodėl jo pertekliumi skundžiasi moterys?

Vyriškumo šaltiniu testosteronas laikomas ne veltui: jis skatina vyrų lytinį potraukį, raumenų ir kaulų masės augimą, didina fizinį bei psichinį pajėgumą. Marijampolės „MediCA klinika“ šeimos gydytoja Augustina Vaitekonė teigia, kad vyrams nesunku pajausti, jeigu...

Mados ekspertė: rūpestis gamta keičia ne tik mūsų drabužių spintą, bet ir procesus pramonėje

Greitosios mados pramonė, gaminanti pigius ir madingus drabužius, daro itin neigiamą poveikį aplinkai. Jungtinių Tautų aplinkos apsaugos programos duomenimis, ši pramonė yra atsakinga už antrą pagal dydį vandens suvartojimą ir 8–10 proc. pasaulyje išmetamo...

Kad nenubyrėtų iki Kalėdų: 5 patarimai, kaip tinkamai prižiūrėti eglę

Už lango jau kvepia Kalėdomis, todėl dabar puikus metas šventinę nuotaiką susikurti ir namuose. Pasirūpinti dekoracijomis, mielomis smulkmenomis ir pagrindiniu šventės simboliu – egle. Norint, kad kokybiška ir graži išsilaikytų iki pat Kalėdų, eglę...

Gerasis ir blogasis cholesterolis

Cholesterolis – tai riebios konsistencijos medžiaga, esanti mūsų ląstelėse. Cholesterolis reikalingas kai kurių hormonų, vitamino D sintezei, taip pat jis yra svarbus visų ląstelių membranų komponentas ir atlieka kitas mūsų organizmui svarbias funkcijas. Apie...

Žiemos švenčių stalas neapsieis be aguonų – nuo tradicinio aguonpienio iki vyniotinių (receptai)

Kulinarinio paveldo tradicijas puoselėja daugelis šeimų, tad dažniausiai prieš žiemos šventes prisimename aguonas: su šeima kepame kūčiukus, vyniotinius ir pyragus su aguonomis, triname jas aguonų pienui. Iš senosios lietuvių virtuvės žinomas ir patiekalas „Kūčia“,...

Dar žiemai neprasidėjus – draudikai jau išmokėjo tūkstantinę sumą už patirtas traumas

Lietuvą jau nuo lapkričio vidurio aplankė žiemiški orai, gatvėse nestinga sniego bei ledo. Kai lyja ir vėl pašąla, susidaro ledukas, kuris atneša nemažai nuostolių gyventojams. „Lietuvos draudimo“ duomenys rodo, kad vien per lapkričio mėnesį...

Koralą primenantys „Romanesco“ žiediniai kopūstai: 4 unikalūs jo paruošimo būdai

Nors mūsų šalyje artėja kalendorinė žiema, pietų kraštuose renkamas šviežias derlius pasiekia parduotuvių lentynas – šiuo metu iš Italijos atvyko švieži „Romanesco“ žiediniai kopūstai. Šios daržovės išsiskiria savo unikalumu – kadaise augintos kaip gėlės,...

Mokestiniai ginčai dėl prekių muitinės vertės: ar galima išvengti klaidų?

Mokestinių ginčų praktika rodo, jog glaudus ryšys su pardavėju (eksportuotoju), pernelyg maža importuojamų prekių kaina, netinkamai aprašyta prekė – tai aplinkybės, kurios gali lemti papildomus iššūkius ir importo mokesčius. Šį rudenį Lietuvos vyriausiasis administracinis teismas...

40 kg žuvų tinklininkams kainuos per 1000 eurų

Ankstų pirmadienio rytą, apie 4 val., Aplinkos apsaugos departamento Utenos gyvosios gamtos apsaugos inspekcijos pareigūnai sulaikė du asmenis, tinklais pagavusius 36 kg seliavų ir 5 kg kuojų. Asmenys Ignalinos rajono Gavio ežere iš medinės valties...
spot_img
spot_img
spot_img
spot_img
spot_img
spot_img
spot_img